INSTRUCCIÓN CAPTACIÓN Y USO DE IMÁGENES.
Graduaciones y otros eventos

Todo tratamiento de datos necesita apoyarse en una base que lo legitime (consentimiento, relación contractual, intereses vitales del interesado o de otras personas, obligación legal para el responsable, interés público o ejercicio de poderes públicos, intereses legítimos prevalentes del responsable o de terceros a los que se comunican los datos).

Lo primero es discernir si tenemos una base de legitimación para el uso de dichas imágenes.

La captación y uso de imágenes por entidades privadas suele ampararse, generalmente, en las siguientes bases de legitimación:

• CONSENTIMIENTO EXPRESO. Cuando la actividad o función principal no implique la necesidad de realizar fotos o vídeos, ni sea de aplicación ninguna otra base legal, se tendrá que obtener el consentimiento expreso del interesado para captar y utilizar su imagen.
• INTERÉS LEGÍTIMO. En ocasiones, la captación de imágenes puede basarse en un interés legítimo del responsable. Esta base de legitimación podrá utilizarse, por ejemplo, cuando se realicen actos multitudinarios o con personas públicas (tales como cargos políticos).
• RELACIÓN CONTRACTUAL. En supuestos concretos, la captación de imágenes también puede estar legitimada por la relación contractual entre las partes.

INTERÉS LEGÍTIMO

Cuando la base de legitimación sea el interés legítimo, debemos asegurarnos de que existe dicho interés (por ejemplo, si está contemplado en una ley).

Adicionalmente, deberá ponderarse si el interés legítimo perseguido prevalece sobre los derechos y libertades del interesado, realizando el juicio de proporcionalidad correspondiente.

Si el uso de imágenes es proporcional y no abusivo, el tratamiento podrá llevarse a cabo.

Algunos ejemplos son:

• La realización de actos multitudinarios o con personas públicas, siempre que se haya informado de la captación y uso de imágenes a través de CARTELES INFORMATIVOS DE LA REALIZACIÓN DE IMÁGENES que se sitúen en un lugar claramente visible.
• La promoción de las actividades de la organización, siendo necesario informar a los participantes en dichas actividades del uso que se dará a sus imágenes.

La toma de imágenes en estos supuestos debe comprender únicamente planos generales, sin captar primeros planos de asistentes a los actos o eventos, a excepción de personas de responsabilidad pública, ponentes, etc. Matizar que las personas públicas son aquellas que “desempeñan un oficio público y/o utilizan recursos públicos, y, en un sentido más amplio, todos aquellos que desempeñan un papel en la vida pública, ya sea en la política, en la economía, en el arte, en la esfera social, en el deporte y en cualquier otro campo” (STS 545/2015, 15 de octubre de 2015).

En todo caso, en estos supuestos, existe la posibilidad de que algún participante se oponga al uso de su imagen, alegando un interés mayor que, en su caso, deberá ser ponderado, procediéndose a eliminar la imagen en caso de que prevalezca el interés de la persona interesada.


CONTRATO

En este caso, es preciso que el uso de imagen esté contractualmente previsto y que sea proporcional al objeto del contrato. Por ejemplo: captación de imágenes de ponentes o profesores, con fines educativos.


RECABAR EL CONSENTIMIENTO. Características generales del consentimiento.

Cuando la base de legitimación sea el consentimiento, debemos asegurarnos de que se ha obtenido cumpliendo los requisitos legalmente establecidos y ser capaces de demostrarlo.

El consentimiento debe darse mediante un acto afirmativo claro que refleje una manifestación de voluntad libre, específica, informada, e inequívoca del interesado de aceptar el tratamiento de datos de carácter personal.

Cuando el tratamiento tenga varios fines, debe darse el consentimiento para todos ellos.

El consentimiento nunca podrá ser condicionado. Por ejemplo, no podrá condicionarse la prestación de un servicio a que el interesado otorgue el consentimiento para una finalidad que no es estrictamente necesaria para su prestación.

En atención a la actividad del responsable, no se estima necesario describir las características del consentimiento en el caso de menores de edad.

FORMA DE RECABAR EL CONSENTIMIENTO

A modo ejemplificativo, se recogen algunas formas de recabar el consentimiento:

Ejemplos de consentimiento válido:

• Una declaración escrita y firmada por el interesado.
• Marcar una casilla en un formulario web, previa identificación del interesado.

Ejemplos de consentimiento no válido:

• Utilizar un formulario con casillas pre-marcadas.
• Consentimiento tácito (por omisión o inacción).
• Condicionar la entrada a las instalaciones a que se autorice el uso de imágenes.

RETIRADA DEL CONSENTIMIENTO Y EJERCICIO DE DERECHOS POR EL INTERESADO

El interesado tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento y con la misma facilidad con la que lo otorgó. La retirada del consentimiento no afectará a la licitud del tratamiento basada en el consentimiento previo a su retirada.

Asimismo, el interesado podrá ejercer sus derechos en materia de protección de datos personales. En particular, podrá ejercer su derecho de oposición para impedir que su imagen siga utilizándose.

El interesado podrá ejercer sus derechos, retirar su consentimiento u obtener información adicional a través del correo [email protected]

Marketing se encuentra autorizada para la captación y publicación de imágenes. Adicionalmente, se podrá nombrar a otras personas responsables de la realización de imágenes, así como de su publicación, siempre y cuando estén debidamente autorizadas.

Las fotografías se realizarán con medios facilitados por UNIVERSAE.

Como regla general, el uso de dispositivos personales está prohibido. Solamente podrán utilizarse los dispositivos personales que hayan sido expresamente autorizados por la empresa. En todo caso, si fuera necesario la utilización de dispositivos personales, las imágenes se descargarán a los sistemas de información de la empresa a la finalización de la actividad o evento, eliminándose del dispositivo y de la copia de seguridad del mismo.

Las personas responsables de la realización de imágenes deberán conocer el listado de aquellos interesados que NO autorizaron la toma y publicación de imágenes.

IMÁGENES TOMADAS, PUBLICADAS Y/O DIVULGADAS POR EL RESPONSABLE

El responsable de la publicación y difusión de las imágenes deberá validar, con carácter previo, que las imágenes respetan el honor y la buena imagen de los fotografiados, y que las personas que aparecen en las mismas han otorgado su consentimiento, en caso de que este requisito fuera necesario.

Si las imágenes se suben a redes sociales se evitará el uso de etiquetas, menciones e interacciones análogas.


IMÁGENES TOMADAS, PUBLICADAS Y/O DIVULGADAS POR UNA TERCERA EMPRESA (AGENCIA DE COMUNICACIÓN, FOTÓGRAFO EXTERNO, ETC.)

Cuando las imágenes las tome un tercero (por ejemplo, un fotógrafo externo) o las publique/divulgue una empresa externa (por ejemplo, una agencia de publicidad o comunicación), tendremos que firmar con ellos un contrato de encargo de tratamiento. Para ello, tendrá que comunicarse al Delegado de Protección de Datos la intención de contratar estos servicios, a través del correo a través del correo [email protected], para que prepare los contratos pertinentes.

Todo ello sin perjuicio de que, en el contrato de servicios correspondiente, se establezcan claramente, entre otros, los requisitos mínimos que debe cumplir el proveedor externo en materia de protección de datos y propiedad intelectual.


IMÁGENES TOMADAS, PUBLICADAS Y/O DIVULGADAS POR UN TERCERO EN REDES SOCIALES

No se deben compartir imágenes publicadas por un tercero, aunque dicha imagen se haya realizado en actos públicos o eventos organizados por la empresa. El hecho de que una persona publique una imagen no implica que nos esté autorizando a compartirla, sino que dicha autorización deberá solicitarse de manera expresa a la persona que aparece en la imagen.

Una vez seleccionadas las imágenes que se van a utilizar, el resto deberán ser eliminadas. Si se desea conservar las imágenes a modo de histórico, se tendrán que archivar en lugares de acceso restringido únicamente al personal autorizado.